Em minha primeira experiência Profissional, na FAPUR, eu recebi o desafio de acompanhar e controlar a execução orçamentária de um projeto de pesquisa relacionado à UFRRJ.
O desafio era manter os saldos das rubricas atualizado para que os gastos só fossem executados dentro dos limites estipulados para cada classe de despesa no projeto.
Inicialmente, eu criei uma planilha onde eu descrevia a data, o valor, a rubrica e o solicitante do gasto, além da referência do documento pela qual a solicitação chegou. No cabeçalho da planilha, eu inseri os campos com os nomes e os valores iniciais das Rubricas e ia subtraindo dessas células dos valores conforme as solicitações iam chegando. Um tempo depois, eu aprimorei essa planilha, incluindo listas suspensas com a Validação de Dados do Excel nas colunas dos tipos de despesas dos registros dos documentos e nas células que apuravam os saldos das Rubricas eu incluí a Função SomaSe, que somava os valores de cada registro daquela rubrica e já subtraía do saldo para apurá-lo em tempo real, conforme eu incluía os registros.
Mais tarde, ainda, passei esse controle para uma planilha a parte e tornei mais clara a apuração mostrando o valor inicial, o valor gasto e o saldo final.
Nesse repositório segue um Arquivo .xlsx com um modelo dessa planilha final.
De 2008 a 2011 essa planilha de controle orçamentário foi utilizada para gerenciar o orçamento de mais de 200 Projetos de Pesquisa.