- Rencontrer les nouveaux membres
- Créer du lien en vivant ensemble quelques jours
- Partager les actualités des projets
- Réfléchir ensemble
- Aller à la rencontre des écosystèmes locaux
Les rôles tournent, nous sommes solidaires. Les résidences se veulent toujours en lien avec le territoir hôte Le choix du prochain lieu de résidence se fait pendant la résidence précédente. Nous choississons les lieux où nous avons des contacts sur place. Un binôme de référents locaux est indispensable. Ils sont les contacts sur place qui gèrent l’hébergement et la logistique. La collégiale accompagne les référents dans la gestion admin et compta. Nous privilégions des lieux en accord avec nos valeurs, accessibles financièrement, minimisant les besoins en transport et idéalement situés à proximité d'une gare. Nous avons à cœur de laisser les lieux dans un état encore plus propre que celui dans lequel nous les avons trouvés. Nous nous efforçons également d’apporter une contribution, quelle qu'elle soit, au lieu qui nous accueille.
Attention : Partir tout seul dans cette organisation est une mauvaise idée. Avoir un binome ou un trinôme de référents locaux indispensable. Des membres de l’association volontaire peuvent aider même en étant en distanciel. Des demandes d'aide peuvent être lancé sur le forum en cas de besoin.
- Définir un budget et ouvrir la billetterie sur open collective avec la collégiale. Toujours le plus bas possible par défaut
- Faire un NOE pour ouvrir un formulaire d’inscription qui comprend:
- Les nuités
- Les allergies
- Les bébés et besoin de garde
- Les mode de transport et les besoins ainsi que les horaires
- Trouver un lieu d’accueil avec couchage pour une vingtaine de personnes
- Lister les temps forts du lieu accueillant en amont et les mettre dans le planning Noé
- Référencer les acteurs locaux potentiellement intéréssés par les sujets de l’AVs et les inviter personnellement en leur parlant des modalités de la résidence
- Les introduire à l’objet de l’AV et à l’intention de la résidence
- Leur proposer de soumettre leur enjeux numériques
- Leur partager les meilleurs moments pour venir
- Aprés le résultat du forum ouvert, penser à leur communiquer les temps forts pendant lesquels ils peuvent venir, c’est à dire les temps où le collectif sera le plus à même d’accueillir avec disponibilité d'esprit les arrivants
Une fois qu’on a une équipe motivée pour l’organisation, on peut organiser un appel pour se mettre d’accord sur les modalités d’organisation.
Dès le début, on peut commencer à créer un document de travail. Ca peut être un google doc, un hackmd, un framapad.. Il va regrouper les infos suivantes :
- Les motivations initiales si elles sont spécifiques
- La liste des membres qui organisent
- Un aperçu/présentation de l'écosystème local pertinent.
- Date de la résidence et événement parallèle.
- Descriptif des lieux accueillant avec explication logistique d'accès (OpenStreetMap)
- Organisation pour la nourriture
- Idées d’activité ou d’échanges
- Le suivis des réunions qui concernent la résidence
- Un texte déjà préparé pour aider à la communication (+ un visuel ?)
- Le lien vers le formulaire Noé et les droits associés
- Liens utiles
Le lieu d’accueil doit :
- permettre le couchage pour une vingtaine de personnes
- accueillir entre 15 et 30 personnes
- être en accord avec les valeurs et la philosophie de l’AV
- être dans la culture de la transition
- permettre un niveau d’autogestion (cuisine collective..)
- être adapté au travail de bureau (au moins 2 salles dont une pouvant acceuillir 15 chaises, wifi, tables, papeterie…)
Quel collectif/organisation/personne ( Thier lieux, CAE, collectif de freelance…) dans votre localité pourrait faire des synergies avec l’AV ? Peut-on faire une thématique d’échange (système d’information, de gouvernance, animation communautaire..) ? Renseigner les acteurs sur le doc et les inviter dans le contexte qui est le plus pertinent (un apéro, un session de coworking..).
Ca y est on a :
- Un dodo et/ou un endroit pour squatter
- Des bonnes invitations
- L’assurance d’un peu de présence de la cellule local.
- Un document qui concentre toutes les infos
On peut désormais créer une sous catégorie de la catégorie “Résidence” sur le forum dédiée à la Résidence et créer un post pour annoncer l’ouverture des inscriptions.
On invite l’intégralité des sympathisants de l’AV (Demander à la collégiale le CRM) mais aussi les acteurs stratégiques du territoire hôte. Chacun peut inviter personnellement des personnes que l'on pense pertinentes. Les invitations personnelles est le mode de communication privilégié, celui qui marche le mieux.
Le mail d’invitation doit être envoyé le plus tôt possible (dès que la billetterie est ouverte) ) et doit contenir :
- le lieu et introduire ce lieux les raisons de ce choix
- les dates (attention de préciser le début précis de la résidence notamment le début du forum ouvert)
- les tarifs et la possibilité d’un prix solidaire
- les modalités d’hébergement et des repas et covoiturage
- Inviter les gens à signaler s’il y a des besoins de garde d’enfant
- Que cette résidence est ouverte à toutes et tous peut importe leur niveau d’implication dans l’association et que même les curieux sont les bienvenus sans engagement de contributions (hors contributions fiancières et taches collectives quotidiens)
- Définir le nombre mini de pax pour que le budget soit validé
- Configurer dans la billetterie l’envoi du lien d’inscription NOE dans le mail de confirmation après paiement sur OC Invitation à
- Inviter à la communication collective par le bouche à oreilles et les réseaux de chacun.
- Rappeler l’objet de l’assemblée virtuelle et les intentions des résidences. Préciser également s’il s’agit d’une résidence particulière
Ce mail d’invitation sera suivi de plusieurs relances.
Une semaine avant un mail de récap général de la résidence doit être envoyé aux inscrits. C’est ce mail qui devra être transféré aux inscrits de dernière minute si nécessaire.
Pour faciliter l’organisation de la résidence, il est nécessaire de communiquer aux inscrits les informations suivantes :
- Les modalités d’hébergement et le prix des nuits
- Les différents prix et niveau de conforts
- Les modalités de repas
- les différents référents de la résidence et leur contact
- L’adresse
- Le rappel des dates et des jours spéciaux s’il y a lieu
- Rappeler de ramener leur instrument de musique pour la jam session
- Partager le pad de prise de note. Il s’agit d’un pad unique qui sera au fil de l’eau dispatcher sur le forum de l’av dans la catégorie de la résidence
- Prévenir d’un temps dédié au ménage
Toutes ces informations doivent préalablement être centralisées sur le NOE qui sert de source de vérité.
Une attention particulière sera offerte aux nouvelles têtes et si possible, un parrainage pour les introduire et les accueillir de la façon la plus conviviale possible :
- Visite, explications des règles du quotidien (ménage, consommation courante café bière, matériel dispo, règles de vie bruit voisinnage etc…)
- Répartition des shifts sur un tableau
- Répartition des lits, création de groupes selon ronfleurs
- Vérif que tout le monde a bien contribué financièrement et renseigné ses dates de présence sur NOE + adhésion prix libre à l’av obligatoire pour assurance
- Consentement droit image et partage public des contenus
De la clareté des règles du collectif dépendant l'aisance d'un nouvelle ou nouveau venu.e. Être aussi sympa que possible mais surtout être soi-même.
La tradition veut qu’on commence la résidence par un forum ouvert qui inclut les locaux avec qui nous allons cohabiter pendant la résidence
On met maximum 2 ateliers en même temps, de préférence un technique et un non-technique.
L’expérience nous apprend désespérément à chaque résidence que nos programmes sont trop ambitieux.
Le top, c’est de trouver un temps pour de l’activité physique ou pour prendre l’air.
Nous avons toujours une soirée traditionnelle de jam session🎻🎤🎷🎵. On la cale généralement lors de la soirée avec le plus fort taux de présence et on diffuse l'invitation largement.
Les référents locaux sont responsables de faire connaître aux locaux les meilleurs moments pour eux du résultat du forum ouvert. Prévoir pendant le forum au moins un temps forts avec les locaux. la jam est peut être le bon moment.
Le forum ouvert est aussi l’occasion de rappeler les bonnes méthodes de facilitation . Il est souhaitable que des personnes autres que la personne qui a proposé l’atelier se propose pour faire la facilitation (faire tourner la parole, vérifier le temps..) mais aussi de la même façon pour la documentation, c’est à dire la prise de note. Il est encouragé de documenter les ateliers sous formes d’articles ou podcasts pour le blog de l’Assemblée virtuelle.
Le cas général, nous nous répartition entre résidents les courses, la cuisine et la plonge en essayant que ce soit pas toujours les mêmes. Parfois selon les circonstances, nous acceptons qu’une personne rémunérée extérieure fasse la cuisine mais ce n’est pas dans l’esprit de la résidence où faire la cuisine ensemble est une expérience collective importante. Obligatoire de s’inscrire à l’avance avec un tableau à proximité de l'espace de cuisine pour que chacun puisse penser à s'inscrire facilement. Les repas sont végétariens.
Pendant le repas, c’est une bonne pratique de prendre un temps pour faire un tour de table pour savoir si tout le monde à bien vécu sa journée et trouver des moyens pour faire encore mieux le lendemain. Nous veillons a être une communauté accueillante et inclusive.
Nous finissons toujours nos rencontres par un temps de bilan. L’animation est libre mais les chapeaux de bono sont une bonne méthode afin de nous améliorer pour la prochaine résidence
- Vérifier la valorisation du pad de documentation
- photos, vidéos et partage de documents / liste de liens à consulter
- Partager le retex de l’organisation sur le forum
Si l'utilisation de Github vous est étrangère, n'hésitez pas à demander de l'aide !