Quando você for abordar uma conferência pela primeira vez (assumindo que eles já estejam interessados) você pode trazer os pedidos padrão de patrocínio igual a qualquer outro patrocinador. Entretanto, há algumas áreas onde conferência podem ser uma grande fonte de apoio, mais até do que outros tipos de patrocinadores.
Algumas conferências podem ser bem caras, já outras, de graça. Se você conseguir garantir entrada franca para as(os) participantes, ótimo! Desconto? Ainda é bom! Basta analisar os números e ver se consegue fazer a diferença com os fundos de patrocínio.
Se a conferência dura mais do 2-3 dias (a Python Brasil, por exemplo, têm 2 dias de tutoriais + 3 dias de palestras + 1 de sprint), é possível que você consiga uma sala durante o primeiro dia de conferência. Caso contrário, a conferência poderá ajudá-lo(a) a reservar espaço no/próximo do local no dia anterior ao início da conferência.
Isso ajudará as(os) participantes a se familiarizarem com o local e, se os intervalos da oficina coincidirem com os da conferência, as pessoas participantes poderão se enturmar com as pessoas da conferência desde o início!
Mais e mais conferências estão incentivando atividades de diversidade, bolsas de estudos, programas de mentoria e muito mais. Se você deseja obter assistência internacional, pode abordar a conferência para obter ajuda com fundos de viagem e acomodações. Vale a pena ter em mente que os requisitos de ajuda financeira podem ser maiores para uma oficina de conferência, uma vez que as pessoas estão sempre viajando mais longe e ficando para todo o evento.
Por exemplo, muitas conferências já têm quartos reservados ou descontos em hotéis e também podem patrocinar diretamente os quartos (ou providenciar uma fatura que outro patrocinador possa pagar diretamente ao hotel).
Se você está fazendo parceria com uma conferência que já tem algumas centenas de participantes, talvez eles possam conseguir algumas camisetas, sacolas, crachás, etc. Você pode pedir o contato dos patrocinadores da conferência para apoios futuros.
Nota: É melhor organizar as camisas das pessoas treinadoras separadamente, pois você pode ter controle sobre o design, mas camisetas ou crachás para as(os) participantes que levam o logotipo da conferência são uma ótima maneira de ajudar as(os) participantes a se sentirem parte da conferência e não sai do orçamento da sua oficina.
Conferências normalmente tem uma grande lista de email, vários seguidores no Twitter e talvéz um estrategista de mídias sociais. Portanto você pode tirar proveito dessa presença online para chamar pessoas treinadoras, patrocinadoras e até participantes (tipo "fale sobre nós para seus amigos e amigas negras para que elas e eles possam vir para a conferência também!").
- Se você está organizando uma oficina dentro de uma conferência, é provável que você não esteja morando perto do local do evento e nem mesmo possa vê-lo antes de chegar a conferência. Ajuda ter alguém local para ajudar se possível, ou uma(um) organizador(a) da conferência familiarizada(o) com a localização.
- Se você vai lidar com brindes pesados, dependendo das opções de transporte pode ser mais fácil mandar entregar esses itens direto no local da conferência. - pergunte as pessoas que estão organizando o evento se isso é possível. Porém, isso pode significar que você verá os itens até o dia, então ajuda ter alguém local para verificar se tudo veio corretamente.
Você pode fazer uma Lightning talk sobre o AfroPython na conferência, elas são uma ótima maneira de apresentar o projeto para as(os) participantes da conferência.